Gestionar mi lista de espera

Configurar la lista de espera

Los ajustes están en General, pestaña Inscripciones de atletas.

• Invitar automáticamente a la lista de espera, marcado por defecto. Cuando se libera una plaza durante las inscripciones, la persona siguiente recibe una invitación por email. Desmarcado, no sale nada solo y eres tú quien elige a quién invitar.
• Duración de una invitación en horas, 48 por defecto, de 1 a 720. Vale para todas las invitaciones, automáticas o enviadas a mano.
• En la ficha de cada categoría, Ofrecer la lista de espera cuando la categoría esté completa o cerrada. Desmarcado, la categoría muestra simplemente Completo o Cerrado y nadie puede unirse ya a su lista.

Una invitación reserva la plaza

Cada invitación reserva la plaza a la persona invitada durante 48 horas por defecto. Durante ese plazo, la categoría aparece completa para el público y nadie más puede quedarse con esa plaza, ni siquiera pasando por el pago. La regla vale para todas las invitaciones.

• Las que salen automáticamente cuando se libera una plaza.
• Las que envías a mano con el botón Enviar una invitación por email de la ficha de una persona de la lista.
• Las que envías a varias personas a la vez, desde la ventana ¿Invitar a la lista de espera? que se abre cuando guardas el cupo de una categoría.

Si la persona no se inscribe dentro del plazo, la invitación caduca y la plaza se ofrece automáticamente a la siguiente de la cola, mientras las inscripciones de la categoría estén abiertas y las invitaciones automáticas estén activadas.

Cuando se libera una plaza

Aumentar el cupo de una categoría o eliminar una inscripción libera plazas. Los siguientes de la lista reciben una invitación por su orden de inscripción en la lista, tantos como plazas libres que no estén ya reservadas por una invitación en curso, nunca más.

Mientras las inscripciones de la categoría estén abiertas, la invitación automática las envía en los 5 minutos siguientes. Nunca se invita a dos personas para la misma plaza.

Invitar a varias personas a la vez

Cuando guardas un nuevo cupo para una categoría, o vuelves a abrir una categoría cerrada retrasando su fecha de fin, y quedan plazas libres y personas en espera, se abre la ventana ¿Invitar a la lista de espera?. Muestra la categoría, las Plazas libres y las Personas en espera.

El contador Personas a invitar fija cuántas personas reciben una invitación, como máximo el número de plazas libres. Son las primeras de la cola, en su orden en la lista. Enviar las invitaciones las envía enseguida. Más tarde cierra la ventana sin enviar nada, y la invitación automática toma el relevo si está activada y las inscripciones están abiertas.

Estas invitaciones las envías tú, como las de la ficha de una persona. Por eso también salen cuando las inscripciones están cerradas, como se explica más abajo.

Las personas ya inscritas en otra categoría

Una persona de la lista puede estar ya inscrita en otra categoría del evento, en otra distancia por ejemplo. La invitación automática se la salta y pasa a la siguiente. Aun así puedes invitarla tú.

• Desde su ficha, con Enviar una invitación por email. La ventana de confirmación te recuerda arriba que ya está inscrita en otra categoría.
• Desde la ventana ¿Invitar a la lista de espera?, marcando Incluir también a las personas ya inscritas en otra división.

Su plaza en la otra categoría no cambia. La invitación le reserva además una plaza aquí durante el mismo plazo, tomada de las plazas libres de esta categoría.

Después del cierre de inscripciones

Las invitaciones automáticas solo salen si las inscripciones de la categoría están abiertas. Su reserva nunca va más allá del cierre de inscripciones.

Las invitaciones que envías tú, una a una con Enviar una invitación por email o varias a la vez desde la ventana ¿Invitar a la lista de espera?, también salen con las inscripciones cerradas, o antes de que abran. Cada una dura entonces todo su plazo, 48 horas por defecto, sin pasar nunca del inicio de la carrera. Durante ese plazo, la persona invitada, y solo ella, puede inscribirse y pagar en esta categoría, con la sesión iniciada con la dirección que recibió la invitación. Para todos los demás, la categoría sigue cerrada. Pasado el plazo, la plaza vuelve a la siguiente persona de la cola, a la que puedes invitar a su vez.

Una invitación enviada a mano se rechaza si ya no queda ninguna plaza libre en la categoría. La app te dice entonces que primero aumentes su capacidad. También se rechaza a menos de una hora del inicio de la carrera.

También puedes añadir siempre a alguien tú mismo desde la pestaña Atletas, incluso con las inscripciones cerradas.

Para volver a abrir una categoría a todo el mundo, ábrela, marca Aplicar fechas de inscripción distintas para esta división y retrasa la fecha de fin. Solo esas categorías vuelven a abrir, las demás conservan su cierre. Si quedan plazas libres y personas en espera, la ventana ¿Invitar a la lista de espera? te propone invitarlas primero, y Más tarde deja las plazas para todo el mundo. Para abrir a todo el mundo sin pasar por la lista, desmarca también Invitar automáticamente a la lista de espera.

En tu página pública, una línea visible solo para tu equipo recuerda desde cuándo están cerradas las inscripciones, o cuándo abren, con un enlace directo a las fechas.

Del lado del corredor

La persona invitada recibe un email que indica el plazo y la lleva a una página de invitación. Esa página muestra Tu plaza está reservada hasta el con la fecha y la hora de fin, y le pide que inicie sesión con la dirección invitada, la que dejó en la lista de espera. Después se inscribe y paga como siempre.