Mijn wachtlijst beheren

De wachtlijst instellen

De instellingen staan in Algemeen, tabblad Inschrijvingen atleten.

• Wachtlijst automatisch uitnodigen, standaard aangevinkt. Komt er tijdens de inschrijvingen een plaats vrij, dan krijgt de volgende persoon een uitnodiging per e-mail. Niet aangevinkt gaat er niets vanzelf weg en kies je zelf wie je uitnodigt.
• Geldigheid van een uitnodiging in uren, standaard 48, van 1 tot 720. Dit geldt voor alle uitnodigingen, automatisch of met de hand verstuurd.
• Op de fiche van elke categorie, Wachtlijst aanbieden als de categorie vol of gesloten is. Niet aangevinkt toont de categorie gewoon Vol of Gesloten en kan niemand zich nog op haar lijst zetten.

Een uitnodiging reserveert de plaats

Elke uitnodiging reserveert de plaats voor de uitgenodigde persoon gedurende standaard 48 uur. In die tijd staat de categorie voor het publiek als vol en kan niemand anders die plaats nemen, ook niet via de betaling. De regel geldt voor alle uitnodigingen.

• Die automatisch vertrekken als er een plaats vrijkomt.
• Die je met de hand verstuurt met de knop Uitnodiging per e-mail versturen op de fiche van iemand op de lijst.
• Die je in één keer naar meerdere mensen stuurt, vanuit het venster De wachtlijst uitnodigen? dat opengaat als je het quotum van een categorie opslaat.

Schrijft de persoon zich niet binnen de termijn in, dan verloopt de uitnodiging en gaat de plaats automatisch naar de volgende in de rij, zolang de inschrijvingen van de categorie open zijn en de automatische uitnodigingen aan staan.

Als er een plaats vrijkomt

Het quotum van een categorie verhogen of een inschrijving verwijderen maakt plaatsen vrij. De volgenden op de lijst worden uitgenodigd in de volgorde waarin ze op de lijst kwamen, zoveel als er vrije plaatsen zijn die nog niet door een lopende uitnodiging worden vastgehouden, nooit meer.

Zolang de inschrijvingen van de categorie open zijn, verstuurt de automatische uitnodiging ze binnen 5 minuten. Twee mensen worden nooit voor dezelfde plaats uitgenodigd.

Meerdere mensen in één keer uitnodigen

Sla je een nieuw quotum op voor een categorie, of open je een gesloten categorie opnieuw door haar einddatum op te schuiven, en zijn er vrije plaatsen en wachtende personen, dan gaat het venster De wachtlijst uitnodigen? open. Het toont de categorie, de Vrije plekken en de Wachtende personen.

De teller Uit te nodigen personen bepaalt hoeveel mensen een uitnodiging krijgen, hoogstens het aantal vrije plaatsen. Het zijn de eersten in de rij, in hun volgorde op de lijst. Uitnodigingen versturen stuurt ze meteen. Later sluit het venster zonder iets te versturen, en de automatische uitnodiging neemt het over als ze aan staat en de inschrijvingen open zijn.

Deze uitnodigingen stuur je zelf, net als die vanuit de fiche van een persoon. Ze vertrekken dus ook als de inschrijvingen gesloten zijn, zoals hieronder uitgelegd.

Mensen die al elders ingeschreven zijn

Iemand op de lijst kan al ingeschreven zijn in een andere categorie van het evenement, op een andere afstand bijvoorbeeld. De automatische uitnodiging slaat die persoon over en gaat naar de volgende. Je kunt hem of haar toch zelf uitnodigen.

• Vanuit de fiche, met Uitnodiging per e-mail versturen. Het bevestigingsvenster herinnert je bovenaan dat de persoon al elders ingeschreven is.
• Vanuit het venster De wachtlijst uitnodigen?, door Ook de personen meenemen die al in een andere divisie zijn ingeschreven aan te vinken.

De plaats in de andere categorie verandert niet. De uitnodiging houdt daarnaast een plaats hier vast voor dezelfde tijd, genomen van de vrije plaatsen van deze categorie.

Na het sluiten van de inschrijvingen

Automatische uitnodigingen vertrekken alleen als de inschrijvingen van de categorie open zijn. Hun reservering loopt nooit verder dan de sluiting van de inschrijvingen.

De uitnodigingen die je zelf stuurt, één voor één met Uitnodiging per e-mail versturen of meerdere tegelijk vanuit het venster De wachtlijst uitnodigen?, vertrekken ook als de inschrijvingen gesloten zijn, of voor ze opengaan. Elke uitnodiging loopt dan haar volledige termijn, standaard 48 uur, nooit verder dan de start van de wedstrijd. Tijdens die termijn kan de uitgenodigde persoon, en alleen die, zich inschrijven en betalen in deze categorie, ingelogd met het adres dat de uitnodiging kreeg. Voor iedereen anders blijft de categorie gesloten. Na de termijn gaat de plaats terug naar de volgende in de rij, die je op jouw beurt kunt uitnodigen.

Een uitnodiging die je met de hand stuurt, wordt geweigerd als er geen vrije plaats meer is in de categorie. De app zegt je dan eerst de capaciteit te verhogen. Ze wordt ook geweigerd minder dan een uur voor de start van de wedstrijd.

Je kunt ook altijd zelf iemand toevoegen via het tabblad Athletes, ook als de inschrijvingen gesloten zijn.

Wil je een categorie weer voor iedereen openen, open haar dan, vink Andere inschrijfdata voor deze divisie aan en schuif de einddatum op. Alleen die categorieën gaan weer open, de andere houden hun sluiting. Zijn er vrije plaatsen en wachtende personen, dan stelt het venster De wachtlijst uitnodigen? voor om hen eerst uit te nodigen, en Later laat de plaatsen voor iedereen open. Wil je voor iedereen openen zonder de lijst, vink dan ook Wachtlijst automatisch uitnodigen uit.

Op je openbare pagina toont een regel die alleen je team ziet sinds wanneer de inschrijvingen gesloten zijn, of wanneer ze opengaan, met een directe link naar de data.

Aan de kant van de loper

De uitgenodigde persoon krijgt een e-mail die de termijn noemt en naar een uitnodigingspagina leidt. Die pagina toont Je plek wordt vastgehouden tot met de einddatum en het uur, en vraagt om in te loggen met het uitgenodigde adres, het adres dat op de wachtlijst is achtergelaten. Daarna schrijft de persoon zich zoals gewoonlijk in en betaalt.