Gérer ma liste d'attente

Régler la liste d'attente

Les réglages se trouvent dans Général, onglet Inscriptions athlètes.

• Inviter automatiquement la liste d'attente, coché par défaut. Quand une place se libère pendant les inscriptions, la personne suivante reçoit une invitation par mail. Décoché, rien ne part tout seul et c'est vous qui choisissez qui inviter.
• Durée d'une invitation en heures, 48 par défaut, de 1 à 720. Elle vaut pour toutes les invitations, automatiques ou envoyées à la main.
• Dans la fiche de chaque catégorie, Proposer la liste d'attente quand la catégorie est complète ou fermée. Décoché, la catégorie affiche simplement Complet ou Fermé et personne ne peut plus rejoindre sa liste.

Une invitation réserve la place

Chaque invitation réserve la place à la personne invitée pendant 48 heures par défaut. Pendant ce délai, la catégorie apparaît complète au public et personne d'autre ne peut prendre cette place, même en passant par le paiement. La règle vaut pour toutes les invitations.

• Celles qui partent automatiquement quand une place se libère.
• Celles que vous envoyez à la main avec le bouton Envoyer une invitation par e-mail de la fiche d'une personne de la liste.
• Celles que vous envoyez à plusieurs d'un coup, depuis la fenêtre Inviter la liste d'attente ? qui s'ouvre quand vous enregistrez le quota d'une catégorie.

Si la personne ne s'inscrit pas dans le délai, l'invitation expire et la place est proposée automatiquement à la suivante dans la file, tant que les inscriptions de la catégorie sont ouvertes et que les invitations automatiques sont activées.

Quand une place se libère

Augmenter le quota d'une catégorie ou supprimer une inscription libère des places. Les suivants de la liste sont invités dans leur ordre d'inscription sur la liste, autant que de places libres qui ne sont pas déjà réservées par une invitation en cours, jamais plus.

Tant que les inscriptions de la catégorie sont ouvertes, l'invitation automatique les envoie dans les 5 minutes. Deux personnes ne sont jamais invitées sur la même place.

Inviter plusieurs personnes d'un coup

Quand vous enregistrez un nouveau quota pour une catégorie, ou que vous rouvrez une catégorie fermée en repoussant sa date de fin, et qu'il reste des places libres et des personnes en attente, la fenêtre Inviter la liste d'attente ? s'ouvre. Elle affiche la catégorie, les Places libres et les Personnes en attente.

Le compteur Personnes à inviter fixe combien de personnes reçoivent une invitation, au maximum le nombre de places libres. Ce sont les premières de la file, dans leur ordre sur la liste. Envoyer les invitations les envoie tout de suite. Plus tard ferme la fenêtre sans rien envoyer, et l'invitation automatique prend le relais si elle est activée et que les inscriptions sont ouvertes.

Ces invitations sont envoyées par vous, comme celles de la fiche d'une personne. Elles partent donc aussi quand les inscriptions sont fermées, comme expliqué plus bas.

Les personnes déjà inscrites ailleurs

Une personne de la liste peut être déjà inscrite dans une autre catégorie de l'événement, sur une autre distance par exemple. L'invitation automatique la saute et passe à la suivante. Vous pouvez quand même l'inviter vous-même.

• Depuis sa fiche, avec Envoyer une invitation par e-mail. La fenêtre de confirmation vous rappelle en tête qu'elle est déjà inscrite ailleurs.
• Depuis la fenêtre Inviter la liste d'attente ?, en cochant Inclure aussi les personnes déjà inscrites dans une autre division.

Sa place dans l'autre catégorie ne change pas. L'invitation lui réserve en plus une place ici pendant le même délai, prise sur les places libres de cette catégorie.

Après la clôture des inscriptions

Les invitations automatiques ne partent que si les inscriptions de la catégorie sont ouvertes. Leur réservation ne va jamais au-delà de la clôture des inscriptions.

Les invitations que vous envoyez vous-même, une par une avec Envoyer une invitation par e-mail ou à plusieurs depuis la fenêtre Inviter la liste d'attente ?, partent aussi une fois les inscriptions fermées, ou avant leur ouverture. Chacune dure alors tout son délai, 48 heures par défaut, sans jamais dépasser le début de la course. Pendant ce délai, la personne invitée, et elle seule, peut s'inscrire et payer dans cette catégorie, connectée avec l'adresse qui a reçu l'invitation. Pour tout le monde, la catégorie reste fermée. Passé le délai, la place revient à la personne suivante de la file, que vous pouvez inviter à son tour.

Une invitation envoyée à la main est refusée s'il ne reste plus de place libre dans la catégorie. L'app vous dit alors d'augmenter d'abord sa capacité. Elle est aussi refusée à moins d'une heure du début de la course.

Vous pouvez aussi toujours ajouter quelqu'un vous-même depuis l'onglet Athlètes, même quand les inscriptions sont fermées.

Pour rouvrir une catégorie à tout le monde, ouvrez-la, cochez Appliquer des dates d'inscription différentes pour cette division et repoussez la date de fin. Seules ces catégories rouvrent, les autres gardent leur clôture. S'il reste des places libres et des personnes en attente, la fenêtre Inviter la liste d'attente ? vous propose de les inviter d'abord, et Plus tard laisse les places à tout le monde. Pour ouvrir à tout le monde sans passer par la liste, décochez aussi Inviter automatiquement la liste d'attente.

Sur votre page publique, une ligne visible par votre équipe seulement rappelle depuis quand les inscriptions sont fermées, ou quand elles ouvrent, avec un lien direct vers les dates.

Côté coureur

La personne invitée reçoit un mail qui annonce le délai et la mène à une page d'invitation. Cette page affiche Ta place est réservée jusqu'au avec la date et l'heure de fin, et lui demande de se connecter avec l'adresse invitée, celle laissée sur la liste d'attente. Elle s'inscrit et paie ensuite comme d'habitude.